各处室、系：
为进一步加强干部人事档案建设，做好档案材料的收集归档工作，经过反复多次审核每位干部的档案材料，现对干部人事档案中缺少的材料进行第三次补充收集。
此次查补干部人事档案材料工作，是继前两次收集档案材料工作（以电话的形式个别通知）之后，进行的第三次干部人事档案材料缺失查补工作。请各处室、系高度重视，积极配合，选派专人负责，并根据附件“干部人事档案材料缺失登记表”中所列人员名单及个人档案材料的缺失情况，督促本部门干部本人利用假期（有的材料要到干部本人籍贯所在地、出生地、成长地或进修学校寻找），对缺失的档案进行查补。
具体查补方法如下所述：
1、年度考核表。
如干部因外出学习、下派、生病等原因未能填写年度考核表的，请在部门统计时进行书面说明，其他漏填人员请于上报后，按规定时间与宋老师联系补填，并按要求盖章、签字。
2、学历学位材料。
（1）缺少高中毕业生登记表：
要到大学或者毕业高中学校找原件，确实找不到的，要作出有关说明。
（2）缺少入学材料：
2001年之前国民教育毕业的，可到毕业学校寻找、提取原件（学生登记表、考生登记表），学校不给原件的，也可将原件（学生登记表、考生登记表、新生花名册）复印后加盖毕业学校公章，存档。确实找不到的，要毕业学校作出有关说明，加盖公章。
2000年之前自考毕业的，带毕业证到省、市自考办公室验证并出具相应的学历证明。
2000年之前非通过高考的电大学历，带毕业证到省、市电大验证并出具相应的学历证明。
2001年之后毕业的，要在部门统计时进行书面说明，上报后，按规定时间由本人到人事档案室打印学历认定报告存档。
（3）缺少在校成绩单：
可到毕业学校寻找、提取原件，学校不给原件的，也可将在校成绩复印后加盖毕业学校公章，存档。
（4）缺少学位、学历证书原件：
暑期结束后，由各处室、系统一收齐，和统计表一起交到人事档案室宋老师处备案。
3、培训材料。
培训材料必须满足时间2个月以上、等级县级以上（不包括一般的政治和业务培训）。
培训材料包括有关登记、鉴定表、培训成绩、证书原件等，找不到原件或是不满足上述条件的，要在部门统计时进行书面说明，上报后，按规定时间由本人到档案室进行修改。并且以后填写档案材料时，不再填写。
4、入团材料、入党志愿书、入党申请书、转正申请。
缺少入团材料，请按大学—高中—初中依次查找，确实找不到的，要在部门统计时进行书面说明。
入党志愿书是重要材料，一定要认真收集查找。是在学院入党的，请到组织科查找。不是在学院入党的，请到入党单位查找。如果《入党志愿书》确实找不到的，入党时所在单位党组织要出具证明。
只是缺少入党申请书和转正申请的，请与宋老师联系补写。
5、民主党派材料。
需要查补如加入民主党派通知书、申请书等。样式不作统一要求，但要有党派名称和加入时间。确实查找不到相关材料的，要由所加入的党派出具相关证明材料，证明其加入的党派名称和加入时间，加盖公章。
除登记表中所列人员外，现已加入民主党派的人员，请同样查补上述材料，并在部门统计时补充登记并上交材料。
6、奖励材料。
主要是收集获得的县级以上的奖励材料。缺少的，要补充收集，首先要查找奖励表格和审批表，查找不到的，可提供奖励证书原件；奖励证书找不到的，可到当时表彰的单位查找表彰奖励的文件复印加盖公章存档。以上材料均找不到的，要在部门统计时进行书面说明，上报后，按规定时间由本人到档案室进行修改。并且以后填写档案材料时，不再填写。
暑期结束后（具体时间另行通知），请各处室、系对本部门干部人事档案缺失材料的情况进行统计并填写附件“查补干部人事档案材料缺失情况统计表”，上报人事档案室宋老师。
2011年7月14日