收集补充制度
一、干部档案管理部门要经常了解和掌握形成干部档案材料来源的信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料;
二、干部档案管理部门与材料形成部门要建立必要的工作联系制度和材料送交制度。凡组织人事部门形成的归档材料，要在材料形成后10天内送交干部档案管理部门归档；非组织人事部门形成的材料，要在材料形成后20天内送交档案管理部门归档。任何组织、个人不得以任何理由积压、扣留归档材料；
三、凡由上一级或同级组织、人事部门代管档案的，本单位的组织、人事部门要有专人负责收集本单位干部档案材料，并及时送档案管理部门归档；
四、定期对所管的干部档案进行检查，缺少的材料要及时和有关部门联系，尽快补上；
五、干部档案工作人员必须积极、主动、细心，按照全面、及时的要求，既要在立卷前收集齐全，又要在干部档案形成后，及时将新的干部档案材料收入干部档案。
查（借）阅制度
一、利用理由必须符合利用范围，否则不予提供；
二、阅、借用干部档案应由有关单位的党委（党组）或组织人事、纪检部门办理阅档手续，填写《查阅干部档案审批表》，并按干部管理权限办理报批手续；
三、本单位的干部部门因日常工作需要查阅时，要健全查阅、借用登记手续；
四、查阅干部档案，利用单位应派两名中央党员干部；
五、除组织干部部门因工作需要者外，任何人不得查阅和借用上级和同级干部的档案，任何人不得查阅和借用本人及亲属的档案；
六、如要查阅档案某一方面的内容，由管理人员指定查阅部分，不得翻阅其他部分。查阅档案人员，对档案内容必须严格保密，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分；
七、因工作需要到档案馆查阅死亡干部档案时，应参照上述规定处理；
八、干部档案一般不外借；
九、调查证明材料介绍信，不能用于查阅干部档案。